UMS — Giải pháp Quản lý Trường Đại học Toàn diện

Tổng quan

UMS (University Management System) của NexusPrime là hệ thống quản lý trường đại học toàn diện, tích hợp đầy đủ các phân hệ từ đào tạo, nhân sự, tài chính đến quản lý cơ sở vật chất trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống được thiết kế để đáp ứng toàn bộ quy trình quản lý của một trường đại học hiện đại — từ tuyển sinh, quản lý chương trình đào tạo, xét tốt nghiệp đến quản lý đề tài nghiên cứu khoa học và tạp chí điện tử — giúp Ban giám hiệu ra quyết định dựa trên dữ liệu qua dashboard điều hành tổng thể.

Phân hệ	Chức năng chính
1. CSDL & Danh mục	Phân quyền, học hàm/học vị, chuyên ngành, môn học
2. Đào tạo Đại học	Chương trình khung, lớp học phần, TKB, thi, điểm, xét tốt nghiệp, văn bằng
3. Đào tạo Sau đại học	Tiến sĩ, thạc sĩ, bảo vệ luận án, quản lý nghiên cứu sinh
4. Khoa học & Tạp chí	Đề tài NCKH, hội nghị, tạp chí điện tử, sáng chế
5. Nhân sự	Hợp đồng lao động, khen thưởng, ngạch/bậc lương, chấm công, công tác
6. Tài chính Học vụ	Thu–chi, học phí, lệ phí, dự toán ngân sách
7. Tài sản & CSVC	Phòng học, giảng đường, phòng thí nghiệm, mua sắm, kiểm kê, thanh lý
8. Quản lý Văn bản	Văn bản đi/đến, giao việc, xử lý công việc
9. Dịch vụ Sinh viên	TKB, phản hồi nhà trường, upload hồ sơ, tra cứu điểm
10. Dashboard Điều hành	Biểu đồ tổng hợp người học, CBGV, tài chính, văn bản, phòng học

Phân hệ 1 — Quản lý CSDL & Danh mục

Nền tảng dữ liệu dùng chung cho toàn hệ thống:

• Phân quyền người dùng: phân quyền theo vai trò (Ban giám hiệu, Phòng đào tạo, Khoa, Giảng viên, Sinh viên)
• Danh mục học thuật: học hàm, học vị, chuyên ngành, ngành đào tạo, môn học
• Danh mục nhân sự: đơn vị, chức vụ, ngạch bậc lương, hệ số lương
• Danh mục tài chính: mã thu chi, khoản mục ngân sách, danh mục tài sản

Phân hệ 2 — Đào tạo Đại học (Hệ tập trung)

Quản lý toàn bộ vòng đời đào tạo hệ đại học:

• Chương trình đào tạo: xây dựng và quản lý chương trình khung theo từng ngành, khóa học
• Lớp học phần: mở lớp học phần, phân công giảng viên, quản lý sĩ số
• Thời khóa biểu: lập TKB tự động hoặc thủ công, kiểm tra xung đột phòng/giảng viên
• Thi & Điểm số: tổ chức thi, nhập điểm, tính điểm tổng kết, quản lý điểm rèn luyện
• Xét tốt nghiệp: kiểm tra điều kiện xét tốt nghiệp, danh sách đủ điều kiện, in bằng
• Văn bằng & Chứng chỉ: quản lý sổ gốc văn bằng, phát bằng, công nhận tốt nghiệp
• Học bổng & Kỷ luật: xét học bổng theo tiêu chí, quản lý kỷ luật sinh viên

Phân hệ 3 — Đào tạo Sau đại học

Quản lý chuyên biệt cho hệ thạc sĩ và tiến sĩ:

• Quản lý nghiên cứu sinh/học viên cao học: hồ sơ, người hướng dẫn, tiến độ nghiên cứu
• Chương trình đào tạo SĐH: chương trình khung thạc sĩ/tiến sĩ, tín chỉ yêu cầu
• Bảo vệ luận án/luận văn: đăng ký bảo vệ, hội đồng phản biện, kết quả bảo vệ
• Học phần SĐH: mở lớp, phân công giảng dạy, quản lý điểm học phần SĐH

Phân hệ 4 — Khoa học & Tạp chí điện tử

Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và xuất bản học thuật:

• Đề tài NCKH: đăng ký, phê duyệt, theo dõi tiến độ, nghiệm thu đề tài cấp cơ sở/bộ/nhà nước
• Hội nghị & Hội thảo: tổ chức, quản lý bài tham luận, kỷ yếu hội nghị
• Tạp chí điện tử: tiếp nhận bài, phản biện, biên tập, xuất bản số tạp chí
• Sáng chế & SHTT: đăng ký sáng chế, quản lý bản quyền, công bố quốc tế

Phân hệ 5 — Nhân sự (CBGV)

Quản lý toàn diện cán bộ giảng viên và nhân viên:

• Hợp đồng lao động: hợp đồng chính thức, hợp đồng thỉnh giảng, gia hạn, thanh lý
• Khen thưởng & Kỷ luật: danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng, xử lý kỷ luật
• Ngạch/Bậc lương: xếp ngạch, nâng bậc lương định kỳ, phụ cấp ưu đãi nghề
• Chấm công & Nghỉ phép: ghi nhận giờ dạy/làm việc, đơn xin nghỉ, phê duyệt trực tuyến
• Quản lý công tác: lịch công tác, đề xuất đi công tác, thanh toán công tác phí
• Cổng thông tin CBGV: đề xuất yêu cầu, xem thông báo, nộp báo cáo trực tuyến

Phân hệ 6 — Tài chính Học vụ

Quản lý tài chính gắn liền với hoạt động đào tạo:

• Thu học phí: tính học phí theo tín chỉ/học kỳ, theo dõi công nợ sinh viên, gửi thông báo nhắc nộp
• Lệ phí & Phí dịch vụ: lệ phí thi lại, phí xét tốt nghiệp, phí cấp bằng, dịch vụ sinh viên
• Dự toán ngân sách: lập dự toán thu–chi theo năm học, theo đơn vị
• Báo cáo tài chính học vụ: tổng hợp thu–chi, công nợ, đối soát ngân hàng

Phân hệ 7 — Tài sản & Cơ sở vật chất

Quản lý hạ tầng và tài sản toàn trường:

• Phòng học & Giảng đường: danh mục phòng, sức chứa, trang thiết bị, lịch sử dụng
• Phòng thí nghiệm/Thực hành: quản lý thiết bị TN, lịch đặt phòng, bảo trì máy móc
• Mua sắm tài sản: đề xuất mua, phê duyệt, nhập kho, phân bổ cho đơn vị
• Kiểm kê & Thanh lý: kiểm kê định kỳ, điều chuyển tài sản, thanh lý hủy bỏ

Phân hệ 8 — Quản lý Văn bản

• Văn bản đến: tiếp nhận, phân loại, chuyển xử lý, theo dõi tiến độ trả lời
• Văn bản đi: soạn thảo, ký số, phát hành, lưu trữ văn bản điện tử
• Giao việc & Theo dõi: giao nhiệm vụ từ văn bản đến, đặt deadline, nhắc nhở tự động

Dịch vụ Một cửa Sinh viên

Cổng thông tin tự phục vụ dành cho sinh viên:

• Tra cứu thời khóa biểu, lịch thi, kết quả học tập
• Phản hồi nhà trường và đánh giá chất lượng giảng dạy
• Upload và nộp hồ sơ trực tuyến (học bổng, miễn giảm học phí, đơn xin việc)
• Tra cứu tình trạng công nợ học phí, in phiếu thu

Dashboard Điều hành

Màn hình tổng hợp dành cho Ban giám hiệu, hiển thị toàn cảnh hoạt động nhà trường:

• Số lượng người học: biểu đồ theo khóa, ngành, hệ đào tạo — so sánh theo năm học
• Cán bộ giảng viên: tổng số CBGV, cơ cấu học hàm/học vị, tỷ lệ CBGV/sinh viên
• Tài chính học vụ: tổng thu–chi, tỷ lệ thu học phí, dự báo thu kỳ tới
• Văn bản: số văn bản chờ xử lý, quá hạn xử lý, tiến độ theo đơn vị
• Cơ sở vật chất: tỷ lệ sử dụng phòng học, tình trạng thiết bị, lịch bảo trì sắp tới

Lợi ích nổi bật

• Quản lý tập trung: toàn bộ dữ liệu đào tạo, nhân sự, tài chính, CSVC trên một hệ thống — không phân tán, không mất dữ liệu
• Tự động hóa quy trình: TKB tự động, xét tốt nghiệp tự động, thông báo học phí tự động — giảm đáng kể công việc hành chính
• Tuân thủ quy định: đáp ứng yêu cầu báo cáo Bộ GD&ĐT, quản lý văn bằng theo quy định, kiểm kê tài sản định kỳ
• Hỗ trợ ra quyết định: dashboard điều hành cung cấp dữ liệu tức thời cho Ban giám hiệu — không cần chờ báo cáo thủ công
• Mở rộng linh hoạt: thêm phân hệ, thêm khoa, thêm cơ sở đào tạo mà không cần thay thế hệ thống lõi

Khách hàng đã triển khai

• Đại học Đại Nam — triển khai UMS toàn diện, quản lý đào tạo đại học và sau đại học

Giải pháp liên quan

• Quản lý Điểm danh Camera AI