Chính sách Hoàn tiền & Hủy hợp đồng

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này quy định điều kiện hủy hợp đồng và hoàn tiền đối với các giao dịch giữa Công ty Cổ phần Nexus Prime ("Nexus Prime") và khách hàng doanh nghiệp (B2B). Chính sách áp dụng cho:

• Dịch vụ tư vấn, triển khai, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật
• Phần mềm bản quyền của đối tác (ManageEngine, Odoo, v.v.)
• Thiết bị phần cứng và hạ tầng CNTT theo hợp đồng

2. Hủy hợp đồng dịch vụ

2.1 Hủy trước khi bắt đầu thực hiện

Nếu khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng trước khi Nexus Prime bắt đầu triển khai (trước ngày kickoff được xác nhận):

• Nexus Prime hoàn trả toàn bộ khoản đặt cọc sau khi trừ 5% phí xử lý hành chính
• Thời gian hoàn tiền tối đa 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn bản hủy hợp đồng

2.2 Hủy trong quá trình thực hiện

Nếu khách hàng yêu cầu hủy hợp đồng sau khi dự án đã bắt đầu, Nexus Prime sẽ lập biên bản thanh lý ghi nhận:

• Khối lượng công việc đã hoàn thành tính đến thời điểm hủy (theo milestone hoặc % hoàn thành thực tế)
• Chi phí thực tế đã phát sinh (nhân công, bản quyền phần mềm, thiết bị đã đặt hàng)
• Số tiền khách hàng đã thanh toán

Nếu số tiền đã thanh toán vượt chi phí thực tế, Nexus Prime hoàn lại phần chênh lệch. Nếu chưa đủ, khách hàng có trách nhiệm thanh toán phần còn thiếu trước khi nhận bàn giao tài liệu và mã nguồn (nếu có).

3. Hoàn tiền dịch vụ CNTT

Sau khi Biên bản Nghiệm thu được ký, dịch vụ được coi là đã hoàn thành và không hoàn tiền. Tuy nhiên, trong các trường hợp sau, Nexus Prime sẽ xem xét:

• Lỗi nghiêm trọng không khắc phục được: Nếu phần mềm có lỗi cơ bản ảnh hưởng đến mục tiêu chính của hợp đồng mà Nexus Prime không thể khắc phục trong thời hạn hợp lý (tối đa 30 ngày làm việc), hai bên sẽ thương lượng mức hoàn tiền tương ứng phần không hoàn thành
• Dừng dự án do lỗi Nexus Prime: Nếu Nexus Prime không thể tiếp tục thực hiện do nguyên nhân chủ quan, Nexus Prime hoàn lại toàn bộ giá trị công việc chưa thực hiện

4. Phần mềm bản quyền đối tác

Đối với phần mềm bản quyền của ManageEngine, Odoo và các đối tác khác:

• License key / tài khoản SaaS đã được kích hoạt: không hoàn tiền do ràng buộc chính sách của nhà cung cấp gốc
• License chưa kích hoạt và còn trong thời hạn cho phép hủy của nhà cung cấp: Nexus Prime hỗ trợ quy trình hủy và hoàn tiền theo chính sách nhà cung cấp (nếu có)
• Phí dịch vụ triển khai đi kèm: tính riêng và áp dụng theo mục 2 và 3

5. Thiết bị phần cứng

5.1 Sau khi nghiệm thu

Sau khi ký Biên bản Nghiệm thu, quyền sở hữu và rủi ro đã chuyển sang khách hàng. Thiết bị không được hoàn trả hoặc hoàn tiền trừ trường hợp lỗi nhà sản xuất được xử lý qua chính sách bảo hành (xem Chính sách Bảo hành).

5.2 Thiết bị giao sai hoặc bị hư hỏng khi giao

Nếu thiết bị giao không đúng chủng loại, sai thông số kỹ thuật so với hợp đồng, hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, khách hàng phải:

• Ghi chú rõ vào biên bản giao nhận tại thời điểm nhận hàng
• Thông báo cho Nexus Prime trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận hàng

Nexus Prime có trách nhiệm thay thế đúng thiết bị hoặc hoàn lại chi phí tương ứng trong vòng 15 ngày làm việc.

5.3 Hủy đơn hàng thiết bị trước khi giao

Nếu khách hàng hủy đơn hàng thiết bị sau khi Nexus Prime đã đặt hàng nhà cung cấp:

• Thiết bị có sẵn (in-stock): Nexus Prime giữ lại tối đa 10% giá trị đơn hàng làm chi phí hủy đơn
• Thiết bị đặt theo yêu cầu (custom order) hoặc nhập khẩu: Nexus Prime giữ lại khoản đặt cọc đã thanh toán với nhà cung cấp và các chi phí vận chuyển / thủ tục đã phát sinh

6. Quy trình xử lý hoàn tiền

1. Gửi yêu cầu bằng văn bản: Khách hàng gửi email đến contact@nexusprime.vn với tiêu đề "Yêu cầu hoàn tiền — [Tên hợp đồng]", kèm lý do và số hợp đồng
2. Xác nhận tiếp nhận: Nexus Prime xác nhận tiếp nhận trong 2 ngày làm việc
3. Xem xét & thỏa thuận: Hai bên xác định số tiền hoàn trả trong tối đa 10 ngày làm việc, lập biên bản thanh lý nếu cần
4. Chuyển khoản hoàn tiền: Nexus Prime thực hiện hoàn tiền trong vòng 15 ngày làm việc sau khi hai bên thống nhất bằng văn bản

Hoàn tiền được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng về tài khoản gốc đã thanh toán. Nexus Prime xuất hóa đơn điều chỉnh/hủy theo quy định pháp luật về thuế.

7. Các trường hợp không hoàn tiền

• Dịch vụ, phần mềm hoặc thiết bị đã nghiệm thu và bàn giao hoàn chỉnh
• Khách hàng thay đổi yêu cầu kỹ thuật dẫn đến phải làm lại (scope change)
• Khách hàng không chuẩn bị hạ tầng, dữ liệu hoặc nhân sự phối hợp đúng hạn theo yêu cầu của Nexus Prime
• Chậm trễ do thủ tục hải quan, bất khả kháng hoặc nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của Nexus Prime
• License phần mềm đối tác đã kích hoạt
• Phí tư vấn, khảo sát và lập đề xuất (nếu được quy định riêng trong hợp đồng)

8. Tranh chấp & giải quyết

Trong trường hợp không đạt được thỏa thuận, hai bên ưu tiên giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng thiện chí trong vòng 30 ngày. Nếu không thành công, tranh chấp được đưa ra giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại Hà Nội theo quy định của pháp luật Việt Nam.

9. Liên hệ

Mọi yêu cầu liên quan đến hoàn tiền và hủy hợp đồng:

• Email: contact@nexusprime.vn
• Điện thoại: 0913 693 809
• Địa chỉ: 34 Trịnh Đình Cửu, Phường Phương Liệt, Hà Nội