Phần mềm Quản lý Trường học — Giải pháp Toàn diện cho Cơ sở Giáo dục Mầm non

Tổng quan

Phần mềm Quản lý Trường học của NexusPrime là nền tảng số toàn diện được thiết kế đặc biệt cho các cơ sở giáo dục mầm non, mẫu giáo và trường tư thục — từ trường nhỏ lẻ đến chuỗi nhiều cơ sở. Hệ thống tích hợp 6 phân hệ trên một nền tảng duy nhất: học sinh, nhân sự, tài chính, thanh toán QR, kho hàng và quản lý tài sản — giúp ban giám hiệu vận hành trường học hiệu quả, minh bạch tài chính với phụ huynh, và tiết kiệm tối đa thời gian hành chính.

Phân hệ	Chức năng chính
1. Quản lý Học sinh	Hồ sơ, tuyển sinh, phân lớp, điểm danh, thông tin phụ huynh
2. Quản lý Giáo viên – Nhân viên	Hồ sơ nhân sự, tính lương, chấm công, xin nghỉ phép
3. Quản lý Tài chính	Thu học phí, bảng giá, khuyến mại, dịch vụ phát sinh, báo cáo thu chi
4. Quy trình Thanh toán	QR Code tự động, gửi qua Zalo OA / email, gạch nợ tức thì
5. Quản lý Kho	Nhập/xuất thực phẩm khô, đồng phục, văn phòng phẩm, tính giá bình quân
6. Quản lý Tài sản	Danh mục thiết bị, kế hoạch bảo trì, theo dõi sửa chữa

Module 1 — Quản lý Học sinh

Phân hệ trung tâm, quản lý toàn bộ vòng đời học sinh từ tuyển sinh đến ra trường:

• Quy trình tuyển sinh rút gọn: phiếu thu thập thông tin từ cha mẹ, bộ hồ sơ tiếp nhận chuẩn hóa
• Hồ sơ cá nhân của trẻ: tên, tuổi, lớp, ngày sinh, tình trạng sức khỏe, tiến trình học tập
• Thông tin phụ huynh: số liên lạc, tài khoản app, lịch sử thanh toán, cài đặt thông báo
• Phân lớp tự động: khi học sinh nhập học, hệ thống hỗ trợ phân lớp theo độ tuổi, sĩ số
• Quản lý điểm danh: điểm danh hàng ngày theo lớp, báo cáo vắng mặt, thông báo phụ huynh
• Danh sách lớp học: sĩ số, giáo viên chủ nhiệm, lịch học, hoạt động ngoại khóa

Module 2 — Quản lý Giáo viên & Nhân viên

Ba nhóm chức năng chính:

Thông tin nhân sự

• Hồ sơ cá nhân: thông tin cơ bản, kinh nghiệm, bằng cấp, chứng chỉ
• Quản lý vị trí, phòng ban, lịch làm việc

Tính lương

• Tính lương theo hệ số — linh hoạt điều chỉnh lương căn bản theo thời gian
• Tính phụ cấp thâm niên tự động
• Phụ cấp học sinh ngoài sĩ số trong tháng tự nhập vào bảng lương
• Tiền thưởng — cấu hình linh hoạt theo từng kỳ lương
• In phiếu lương chi tiết cho từng nhân viên

Chấm công

• Ghi nhận buổi đi làm của nhân viên (sáng/chiều)
• Ghi nhận giờ vào/ra thực tế
• Quy trình xin nghỉ phép online — duyệt phép tự động đối chiếu với chấm công

Module 3 — Quản lý Tài chính

Hệ thống tài chính toàn diện, phân biệt rõ thu và chi:

Thu học phí

• Thu theo kỳ học, quý hoặc năm học — cấu hình linh hoạt theo từng trường
• Bảng giá đa dạng: phân loại theo chương trình học, hoàn cảnh gia đình, dân tộc, độ tuổi
• Quản lý các lớp năng khiếu phát sinh: múa, hát, vẽ, tiếng Anh,…
• Dịch vụ phát sinh: bữa ăn hàng ngày, ngoại khóa, sách, đồng phục, dụng cụ học tập
• Chính sách khuyến mại: chiết khấu thanh toán trước, giảm giá nhóm, ưu đãi Marketing
• Chính sách hoàn trả học phí — quy định rõ quy trình và điều kiện hoàn trả

Quản lý chi phí

• Tiền điện nước, chi lương nhân sự, chi mua hàng
• Chi cơ sở vật chất, khấu hao tài sản, bảo trì định kỳ
• Các nguồn chi khác — phân loại theo danh mục tùy chỉnh

Báo cáo tài chính

• Bảng công nợ thu học phí — tra cứu theo học sinh, lớp, kỳ học
• Bảng tổng hợp thu chi theo ngày / tháng / năm
• Nhà trường gửi hóa đơn điện tử trực tiếp cho phụ huynh

Module 4 — Quy trình Thanh toán QR Code

Quy trình thanh toán học phí hoàn toàn không tiền mặt, 4 bước tự động:

1. Tạo mã QR Code: hệ thống tự động tạo mã QR cho từng học sinh (gồm số tiền, mã học sinh, lớp)
2. Gửi mã QR: gửi hàng loạt cho phụ huynh qua Zalo OA hoặc email
3. Thanh toán: phụ huynh quét mã bằng ứng dụng ngân hàng — xác nhận tức thì
4. Gạch nợ tự động: hệ thống xác nhận giao dịch và tự động gạch nợ, không cần nhập liệu thủ công

Module 5 — Quản lý Kho

• Nhập kho thực phẩm khô: theo dõi số lượng theo tháng, phục vụ bữa ăn học sinh
• Nhập kho đồng phục & văn phòng phẩm: ghi nhận giá nhập, tính giá bình quân tự động
• Xuất kho thực phẩm: ghi nhận người sử dụng (bếp trường, lớp học)
• Xuất kho văn phòng: bán đồng phục, sách cho phụ huynh — liên kết tự động với thu học phí phát sinh

Module 6 — Quản lý Tài sản

• Danh mục trang thiết bị: mã số, nhóm tài sản, giá trị, ngày mua — phân loại chi tiết theo từng nhóm
• Lịch bảo trì định kỳ: lập kế hoạch bảo trì, gửi cảnh báo trước hạn
• Theo dõi yêu cầu sửa chữa: các bộ phận gửi yêu cầu, quản trị phê duyệt và theo dõi tiến độ xử lý

Lợi ích cho Nhà trường

• Tiết kiệm công sức hành chính: không còn đối soát, nhập liệu, cập nhật báo cáo thủ công — giáo viên dành nhiều thời gian hơn cho học sinh
• Bảo mật thông tin: dữ liệu học sinh và giáo viên được bảo vệ chặt chẽ, phân quyền truy cập theo vai trò
• Quản lý tài chính minh bạch: theo dõi thu chi chính xác, báo cáo tức thì theo ngày/tháng/năm
• Mở rộng dễ dàng: hỗ trợ chuỗi nhiều cơ sở, thêm lớp/cơ sở mà không cần nâng cấp hạ tầng

Lợi ích cho Phụ huynh & Học sinh

• Theo dõi tiến trình phát triển của con: truy cập báo cáo chi tiết về học tập, sức khỏe, điểm danh qua app
• Minh bạch tài chính: xem đầy đủ các khoản thu chi, học phí, dịch vụ phát sinh — không bất ngờ
• An tâm về an toàn: thông tin cá nhân được bảo mật; các hoạt động của trường được ghi nhận rõ ràng
• Môi trường học tập tốt hơn: cơ sở vật chất được bảo trì tốt, tài chính minh bạch thúc đẩy đầu tư cải thiện điều kiện học